Secretaria da igreja: como organizar o registo de membros
Guia prático para a secretaria da igreja: que dados registar de cada membro, como manter o registo atualizado e como deixar as fichas em papel e as folhas de cálculo.
Que dados registar de cada membro
Um bom registo de membros tem o essencial para cuidar das pessoas, sem recolher o que a igreja não vai usar:
- Nome, contacto e data de nascimento
- Família: cônjuge, filhos e encarregados de educação
- Data de batismo e situação de membro
- Departamentos, ministérios e célula em que participa
Registo atualizado sem retrabalho
O maior problema da secretaria é o registo desatualizado. No Oliva o membro pode registar-se sozinho por uma ligação e atualizar os seus dados e os da família no Portal do Membro. A secretaria revê e aprova os autorregistos em vez de escrever tudo.
As rotinas da secretaria num só lugar
Além do registo, a secretaria acompanha visitantes, aniversariantes e comunicados:
- Visitantes acompanhados por etapas até se tornarem membros
- Lista de aniversariantes
- Comunicados para uma ou várias congregações
- Exportação da lista de membros em CSV
Atenção ao RGPD
A secretaria trata dados pessoais e a convicção religiosa dos membros, que o RGPD considera categoria especial. Dê acesso só a quem precisa, registe o consentimento e responda aos pedidos de cópia ou apagamento dos dados. O Oliva controla o acesso por função e regista a aceitação dos termos.
Perguntas Frequentes
Qual o melhor programa para a secretaria da igreja?
O que reúne registo de membros, família, visitantes e comunicados, funciona no telemóvel e controla quem acede a cada informação. Experimente com os dados reais da sua igreja antes de decidir: o Oliva tem 30 dias grátis, sem cartão.
Como passar as fichas em papel para o software?
Comece pelos membros ativos: envie a ligação de autorregisto para eles preencherem, e a secretaria só confirma e aprova. As fichas antigas podem ser introduzidas aos poucos.
Quem pode ver os dados dos membros?
Só quem recebeu acesso. No Oliva cada utilizador tem uma função (por exemplo secretaria, tesouraria ou pastor) que define o que vê, e as notas pastorais ficam restritas ao pastor.
O membro pode atualizar os seus dados?
Sim, no Portal do Membro, no navegador do telemóvel, sem instalar nenhuma aplicação.
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